En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo) y demás normas concordantes, EIDEC S.A.S., identificada con NIT 900.583.173-1, con domicilio en la Carrera 33 No. 52-67, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, aplicable a los datos personales de estudiantes, egresados, trabajadores, contratistas, aliados y demás personas naturales cuya información sea objeto de tratamiento por parte de EIDEC.

1. Identificación del responsable del tratamiento

• Razón social: Escuela Internacional de Negocios y Desarrollo Empresarial de Colombia – EIDEC S.A.S. (Instituto de Formación Educativa para el Trabajo y el Desarrollo Humano EIDEC).
• NIT: 900.583.173-1.
• Domicilio: Carrera 33 No. 52-67, ciudad de Bucaramanga, Colombia.
• Correo electrónico para el ejercicio de derechos de Habeas Data: academico@eidec.com.co.

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: dato personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos de salud, entre otros).
• Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Responsable del tratamiento: EIDEC S.A.S., quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que, por cuenta de EIDEC, realice el tratamiento de datos personales.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.

3. Principios aplicables al tratamiento

EIDEC dará cumplimiento a los principios rectores del tratamiento de datos personales establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

4. Finalidades del tratamiento

EIDEC recolectará y tratará los datos personales de sus titulares para las siguientes finalidades, según corresponda:

• Gestionar el proceso de admisión, matrícula, desarrollo académico y certificación de estudiantes de los programas ofrecidos por EIDEC.
• Administrar la relación laboral y de seguridad social de los trabajadores de EIDEC.
• Gestionar la relación contractual con contratistas, proveedores y aliados institucionales.
• Dar cumplimiento a los convenios de práctica suscritos con empresas aliadas, incluyendo la verificación de la calidad de estudiante o egresado.
• Enviar comunicaciones institucionales, académicas y administrativas.
• Dar cumplimiento a obligaciones legales, contables, tributarias y de reporte ante autoridades competentes.
• Fines estadísticos, de mejora institucional y de aseguramiento de la calidad educativa.

5. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen derecho a:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a EIDEC.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo que la ley exceptúe dicho requisito.
• Ser informados por EIDEC, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad de protección de datos personales.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que impida su eliminación.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

6. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante consulta o reclamo dirigido al correo electrónico señalado en el Artículo 1° de esta Política, indicando su identificación, la descripción de los hechos y la petición concreta.

PARÁGRAFO PRIMERO. Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término, informando al titular las razones de la demora.

PARÁGRAFO SEGUNDO. Los reclamos serán resueltos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales cuando ello sea necesario, informando al titular las razones de la demora antes del vencimiento del plazo inicial.

7. Medidas de seguridad

EIDEC adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales que trate, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, con el fin de mantener la confidencialidad e integridad de la información.

8. Transferencia y transmisión de datos

EIDEC podrá transmitir o transferir datos personales a terceros, incluyendo empresas aliadas en el marco de convenios de práctica o cooperación interinstitucional, únicamente cuando cuente con la autorización del titular o exista habilitación legal para ello, y exigiendo a dichos terceros el cumplimiento de la normatividad de protección de datos personales.

9. Vigencia

Las bases de datos administradas por EIDEC se conservarán durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades que justificaron su tratamiento y, posteriormente, durante los términos de conservación exigidos por la normatividad contable, tributaria, laboral o educativa aplicable.

10. Área responsable

EIDEC designará al interior de la institución a la persona o dependencia encargada de atender las consultas y reclamos de los titulares, así como de velar por el cumplimiento de la presente Política.

11. Normatividad aplicable

La presente Política se fundamenta en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1266 de 2008 y demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

La presente Política entra en vigencia a partir de su publicación y deberá ser revisada y actualizada cuando la normatividad aplicable así lo requiera.